AR/AP 自动化 101：企业应了解的 7 件事

应付账款和应收账款的自动化是向更现代化、全数字化运营迈出的一大步。

应付账款（AP）和应收账款（AR）功能对企业来说极其重要。  

做对了，你就能最有效地跟踪付款和支出，减少错误，及时收款，消除不必要的浪费。  

如果处理不当，就会造成延迟付款和收款，扰乱现金流和预算编制，破坏与客户和供应商的关系，并可能导致法律诉讼。

由于会计职能一直以来都是手工操作，因此很容易出错。

事实上，90% 的首席财务官都希望通过自动化 来解决付款延迟和错误等问题。  

有鉴于此，我们有必要从最基本的层面了解一下 AR/AP 自动化是怎么回事。

关于 AR/AP 自动化的 7 个须知：

1.自动化 AR 和 AP 是为了让工作更轻松

很简单。自动化的目标是使应收账款和应付账款流程更加高效便捷：

• 减少手工作业
• 在任务上花费的总体时间更少
• 减少错误
• 节省的物理空间
• 节省的资金
• 更好的流程成果  

2.自动化涵盖许多工作流程  

就 AR/AP 而言，自动化可以做很多事情：

• 数据输入和汇总
• 发票处理
• 付款时间安排
• 对账
• 沟通：向客户发送有关即将支付和逾期支付的提醒信息
• 自动扫描账单和支出
• 匹配采购订单和发票
• 在公司内部设置关于未来到期付款的提醒事项
• 经常性发票付款
• 付款审批  

试想一下，当这些流程实现自动化后，可以节省多少时间、金钱和麻烦。

• 手动创建和审查
• 对姓名、数字、财务、日期、交易类型进行双重和三重检查
• 回头查找并纠正错误
  

投资公司和其他组织在可以做其他有助于业务的事情时，不应将宝贵的时间和资源花在这些活动上。

3.您可能认为现在不需要自动化，但随着业务的发展，您会需要它。

如果您是一家规模较小的投资公司 或 另一家企业，您和您的团队很可能需要手动处理应收账款和应付账款流程。

但是，这些工作流程将变得越来越笨拙、耗时，而且错误百出。

随着发票数量的增加，时间越来越有限，您的团队将捉襟见肘。  

如果您对可扩展性和避免中断会计流程非常重视，那么现在就应该开始考虑 AR/AP 自动化。  

4.会计错误代价高昂，而且往往发生在人工处理过程中

可能出错的地方很多，尤其是在 Excel 电子表格中。即使是最勤奋、最善意的员工也会出错。

在其他部门，一个微小的错误可能是可以的，但财务和会计部门却不行。即使是最小的错误，也可能造成最大、最致命的后果。  

一个额外的数字、一个错位的小数点......很多都会毁了会计工作。

这类错误会严重影响与客户和供应商的关系，并可能威胁到 "允许 "错误发生的人或主管的工作。  

更有甚者，可能要花费无数个小时来查找错误，这又是对公司资源的浪费。  

你失去的客户就是你竞争对手的新客户，因为你的竞争对手拥有更高效的 AR/AP 流程。

5.您不必成为自动化专家，也不必进行任何设置

会计绝对是企业经营的必要组成部分，但并不是每个投资经理或企业 都有时间、兴趣或专业知识来自行实施 AR/AP 自动化。  

这完全没有问题。如果企业知道有简化流程的技术存在，他们就可以迈出第一步。

有一些会计自动化专家，如 Empaxis，专门从事应付账款和应收账款工作流程。  

您所要做的就是向他们解释您的情况，介绍您的程序，然后展示或描述您的理想结果。

自动化专家将分析流程，确定工作流程逻辑，构建自动化机器人并为其编程，在测试环境中运行机器人，然后将其部署到实时环境中。  

6.实现自动化后，需要对机器人进行维护和重新编程  

就像汽车一样，机器人及其运行的系统/应用程序也需要定期维护。

软件和台式电脑版本需要更新，机器人也需要更新才能继续正常运行。

此外，工作流程也会发生变化。考虑到业务需求，随着时间的推移，您将修改您的会计流程。  

在这种情况下，机器人必须重新编程，以适应程序的变化。  

同样，您不必担心这些活动，会计自动化专家服务提供商将为您打理一切。  

7.应收账款和应付账款自动化是更广泛的数字化转型过程的一部分  

为了提高效率和竞争力，投资经理和其他企业必须摒弃手工、纸质的工作流程。  

而对于大多数公司来说，应付账款和应收账款都是人工和纸张驱动的任务。

实现工作的无纸化和自动化将提高工作效率，而会计工作正是许多可以通过自动化改进的流程之一。

成本上升、竞争激烈，工作环境已经充满挑战，而内部效率低下又进一步挤压了利润空间。

因此，企业必须采取完全数字化的方法。

但 "完全数字化 "究竟意味着什么？  

将数据和工作流程视为这些特征的综合体：

数据和记录以电子方式存储、在线、云端、准确、系统间无缝共享、即时可用、安全且便于相关方访问。

精简、自动化的工作流程，尽可能节省您的时间和金钱。  

对于任何希望获得长期成功和相关性的企业来说，数字化转型都是未来的一部分，而通过自动化 AR/AP，这是一个良好的开端。

考虑实现会计流程自动化

事实上，应收账款和应付账款是至关重要的业务职能，投资公司和其他公司都不能搞砸。

很高兴知道自动化可以应用于如此多的工作流程并解决痛点。

这是真的。你真的不必成为自动化专家。    

许多公司认为他们有责任进行设置，但事实上，像 Empaxis 这样的 AR/AP 自动化专家会处理机器人的编程、维护和重新编程，确保工作流程的最大准确性和快速完成。

同样，许多企业认为目前的方法 "足够好"，尽管可能错误百出，但却忽视了自动应收账款和应付账款自动化的好处。

但是，当业务增长和出现会计错误时，他们就会希望自己能早点采取行动来防止问题的发生。