如何准备 SEC 审计

对于许多合规和运营人员来说，当你接到即将接受美国证券交易委员会审计的通知时，你的第一反应可能是担心和恐慌。但是，就像任何受监管的行业一样，定期检查是会发生的，为什么不建立一个系统，让你的组织做好准备呢？

由于 COVID-19 的实施，目前将不进行现场审计（除非绝对必要）。

无论如何，以下是我们在公司首次收到审计通知时建议采取的步骤。这些步骤旨在帮助您做好准备，减轻压力。

美国证券交易委员会审计准备提示

1. 通知所有工作人员。

由于所有员工都将在审计准备过程中发挥作用，而且有几名员工将实际参与审计，因此他们都需要有所了解。有些人将收集信息，有些人将接受访谈，还有些人将协助继续开展日常活动，以保持业务的正常运行。让团队成员知道，每个人都要直接或间接地发挥作用。

接受审计并不意味着你做错了什么。这是一个受监管的行业，这意味着您将接受例行检查。

2. 让基本服务提供者了解情况。

通知对您的日常活动至关重要的服务提供商。这包括托管人、技术供应商（如交易和投资研究平台）、其他独立经理人。让他们知道您将接受监管审计，并告知他们您可能需要请他们支持信息请求。

3. 通知合规资源。

除非您完全负责合规工作，或者您使用第三方合规资源（合规顾问或监管法律顾问），否则应让他们知道您已收到审计确认函。向他们提供监管机构的初始申请函。

此外，建议您与合规资源人员安排一次电话会议，审阅监管机构的要求函，以明确证监会要求提供的数据，并就口头访谈提出建议。

4. 收集所需的数据。

将最初申请函中要求提供的数据汇集在一起。只提供所要求的数据，以保持对检查的控制。不建议提供更多或更少的数据。

请记住，美国证券交易委员会更喜欢使用电子记录，尤其是在 COVID-19 期间，因此您能提供的电子数据越多，整个审计过程的效率就越高。

理想情况下，您希望将所有相关信息集中在一处。无论您是否知道下一次审计是什么时候，把所有东西都整理好并随时准备好是很重要的。在最后一刻慌忙寻找所有资料的情况会更糟。

关于客户的投资报告、其他数据点和文件，我们的云平台TAMP1 可让投资公司轻松获取这些信息。TAMP1 的基础是数据仓库，这意味着该平台将所有来源的数据整合到一个易于管理和定制的视图中。

从合规的角度来看，TAMP1 可以帮助您获得向美国证券交易委员会提交报告所需的一些必要数据点。

5. 在向监管机构提交数据之前，对数据进行内部审查。

每当提出审计要求时，组织都会提供数据要求的截止日期。通常情况下，有限范围的检查应在发出通知后一周左右提交，全面范围的检查应在发出通知后两周左右提交。

良好的做法是在提交之前进行内部审查。在内部审核时，我们建议采用标记小组流程，即一个人生成数据，另一个人根据要求审核数据的准确性。

如果您的公司将在此期间接受审计，请做好电子化的准备。保留提交给监管机构的所有数据的电子版本，以备将来参考。

6. 召开员工准备会议。

首先，再次提醒所有员工，这个过程没什么可怕的。这是受监管行业的一部分。

在考试前一两天，召开一次员工会议，帮助大家做好准备，设定期望值，并审查团队成员的角色和规则。

首席合规官应管理审查工作。所有索取信息等的要求都要经过此人，所有面谈都必须有首席合规官参加。

最后，提醒小组只回答考官提出的问题。不要提供比口头或书面要求更多的信息。

7. 最后，要有礼貌并保持控制。

考官们只是在做他们的工作。最好的办法是回答问题并热情好客。只要你保持冷静，就能掌控全局。

有备无患

审计时有发生，即使是那些做得万无一失的人也不例外。审计只是标准协议。

给自己留出充足的准备时间。即使您还没有接受过审计，但在时机成熟时做好准备总没有坏处。

如果您遵循这些屡试不爽的建议和一套可靠的合规性最佳实践、政策和程序，您就没有什么可担心的了，审核的压力也会大大减轻。