如果您的投资公司在中台和后台流程中效率低下，那么这些问题就说明了文档的重要性。
无论您是失去了关键的业务人员，还是您的对账和报告流程混乱无序，拥有良好的文档都有助于消除您所面临的问题。
你们有记录在案的程序吗？如果有，你们团队上次查看这些程序是什么时候？
无论您是否有任何操作问题，也无论您面临什么操作问题，适当的文件记录都会带来不同的效果。
如果没有文件记录，当优秀的后台团队成员离开公司时，运营风险就会增加。
这是因为离职员工带走了他们的运营和投资组合会计知识。
因此，您和您的员工只能草率地完成每日对账报告。
将所有程序自始至终记录在案，可以减少人员流失带来的最大负面影响。
遵循流程文档最佳实践，下次有人离开贵组织时，您就会更有安全感。
降低员工流失风险的另一种方法是与Empaxis 这样的公司合作。 我们帮助投资公司利用自动化工作流程降低风险，并提供后台和中台服务，确保工作始终得以完成。
在此过程中，Empaxis 将修改或创建您可以使用的工作流程文档。
在逐步记录流程时，你会看到不同的东西。
您可能已经根据记忆和多年的经验执行了这些步骤。现在，您将获得书面说明。
考虑使用文档的人员。尽量做到万无一失，这样任何人拿到文档都能轻松完成任务。
不要忽视你认为理所当然的要点。万无一失。
是的，创建或修改文件可能需要几个小时。
但是，如果你想得到一份出色的分步操作指南，就必须付出努力。把你脑海中的一切转化为简洁明了的文字并不容易，但这是值得的。
如果您已经有了文档，尽管已经过时或不准确，您可能会意识到工作流程效率低下：
此外，通过查看所有内容，您可能会发现遗漏了一些要点，因为
当你完全依靠记忆来完成工作时，你可能会忘记一些步骤。
例如，你会忘记创建备份文件，或者忘记删除或编辑某些数据点。
如果有流程文件提醒你注意任何遗漏点，那么你就降低了风险。
有了这本指南，只需按照说明操作，每次都能得到一致且可预测的结果：准确、无误的报告，以您希望的方式为客户准备好。
文件记录不仅能促进流程的一致性，还能设定标准。记录在案的程序表明了要实现的明确目标以及实现目标的步骤。
有了标准，就表明你对工作有了控制权，也能向他人传递一种信心、权威和对你的业务的信任感。
此外，当你以文件形式制定标准时，对那些最重要的人来说，会提高你的可信度和专业性：
一份好的文档不仅有助于在人员流动时预防运营风险，而且还是培训组织新成员的绝佳资源。
一套简单明了、易学易懂的说明将为您节省时间、精力和资源，帮助新员工尽快掌握工作技能。
反过来，当有人第一次使用文档时，你就会发现文档的有效性。如果他们对你的说明感到吃力，你就会知道如何改进文档，这样当下一个新员工到来时，事情就会变得简单。
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制定文档应被视为遵循最佳做法。您不仅制定了实现目标的标准和步骤说明，还提高了后台操作的透明度。
如果公司接受审计，记录对账和报告流程也是一种表明贵组织重视协议和合规性的方式。
萨班斯-奥克斯利法案》（Sarbanes Oxley Act，SOX）第 404 条要求上市公司的管理层和审计师建立内部控制，并就这些控制的充分性制定报告方法。即使《萨班斯-奥克斯利法案》中的规定不适用于贵公司，也应将这些规定作为指导，以适应未来更广泛、更严格的报告规则。
文档不仅适用于您的工作流程，也适用于您与客户的互动。
投资公司可以通过证明已对客户进行了适当的投资教育，避免客户投诉和与监管机构发生冲突。
美国金融业监管局的工作人员表示，保存基本记录以核实顾问是否定期与客户会面、讨论客户的投资目标并让客户了解任何费用和风险，这些都是投资顾问在出现问题或投诉时保护自己的方法。
运营管理和执行团队可以清楚地看到文件的重要性。
通过遵循最佳实践，您可以从良好的文档工作中获益。
将程序记录在案可以显示公司运作的成熟度，同时也表明公司知道自己在做什么。
Empaxis 通过管理中台和后台，帮助投资公司实现高效、可扩展和低成本的运营。 我们符合 ISO-27001 标准，并通过了 SOC I 和 SOC II 认证，可以帮助您围绕所有程序创建文档，提高透明度和合规性。
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